Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für die Website des Institutes für Bildungsevaluation (www.ibe-edu.ch)

1. Allgemeines und Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert, wie das Institut für Bildungsevaluation Ihre Personendaten in Zusammenhang mit seinen Dienstleistungen sowie mit der Nutzung der Website https://www.ibe-edu.ch/ bearbeitet. Weitere Regeln zum Umgang mit Personendaten finden Sie in den Allgemeinen Bestimmungen zur Geschäftsbeziehung (AGB).

Eine Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne jede Angabe von Personendaten möglich. Sofern eine betroffene Person besondere Dienstleistungen unseres Unternehmens online in Anspruch nehmen möchte (z.B. Kontaktaufnahme, Bewerbung, etc.) könnte jedoch eine Bearbeitung von Personendaten erforderlich werden.

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2. Die Verantwortliche

Die Verantwortliche im Sinne von Art. 5 Abs.1 lit. j. DSG ist das Institut für Bildungsevaluation Zürich AG, Hofwiesenstrasse 349, 18. OG, 8050 Zürich (CHE- 109.882.293).

Für Fragen oder Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: datenschutz@ibe-edu.ch.

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3. Allgemeines zur Datenbearbeitung

3.1 Umfang der Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um unsere Aktivitäten und Aufgaben dauerhaft, nutzerfreundlich, sicher und zuverlässig ausüben zu können. Solche Personendaten können insbesondere in die Kategorien von Bestandes- und Kontaktdaten, Testresultaten, Kompetenzstand, Lernergebnissen und Lernfortschritten, Betriebssystemdaten, Browser- und Gerätedaten, Inhaltsdaten, Meta bzw. Randdaten sowie Vertrags- und Nutzungsdaten fallen.

Wir bearbeiten weiter Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kundinnen und Kunden oder anderen Betroffenen erhalten. Wir bearbeiten diese Daten grundsätzlich nur, soweit diese zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich sind.
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3.2 Kategorien von bearbeiteten Personendaten

Es handelt sich insbesondere um folgende Personendaten:

Identifikationsinformationen (z. B. Namen, Geburtsdatum, Adressen, Nationalität, Geschlecht);
Kontaktinformationen (z. B. Telefon, E-Mail-Adresse);
Informationen zum Schülerprofil oder Schulpersonal, (z. B. Rolle, Ausbildung, Erstsprache, Funktion, Klasse);
Informationen zum Testresultat, Kompetenzstand, Lernergebnis und Lernfortschritt, Feedback und Kommentare dazu;
Daten beim Zugriff auf unsere Website sowie die IP-Adressen, Nutzungsinformation der Website, etc.
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3.3 Zweck der Datenbearbeitung

Die erhobenen Informationen werden benötigt, um die Inhalte unserer Website korrekt auszuliefern, die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Website zu gewährleisten sowie um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Wir bearbeiten ausserdem Personendaten, die wir von Dritten erhalten, aus öffentlich zugänglichen Quellen beschaffen oder bei der Ausübung unserer Aktivitäten und Tätigkeiten erheben, sofern und soweit eine solche Bearbeitung aus rechtlichen Gründen zulässig ist.
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3.4 Rechtfertigungsgrund für die Datenbearbeitung

Die Bearbeitung von Personendaten unserer Nutzerinnen und Nutzer erfolgt regelmässig nur aufgrund gesetzlicher Grundlage, für die Abwicklung eines Vertrages oder nach Einwilligung der Nutzerin oder des Nutzers.
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4. Bearbeitung von Personendaten auf Plattformen zum Lernen und Testen

4.1 Kategorien von Personendaten auf Lernplattformen

Es handelt sich insbesondere um folgende Personendaten:

Identifikationsinformationen (z. B. Namen, Geburtsdatum, Adressen, Nationalität, Geschlecht);
Kontaktinformationen (z. B. Telefon, E-Mail-Adresse);
Informationen zum Schülerprofil oder Schulpersonal, (z. B. Rolle, Ausbildung, Erstsprache, Funktion, Klasse);
Informationen zum Wissensstatus, Lernfortschritt und Prüfungsresultate, Feedback und Kommentare dazu;
Daten beim Zugriff auf unsere Website sowie die IP-Adressen, Nutzungsinformation der Website, etc.
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4.2 Zweck der Bearbeitung

Wir erbringen unsere Dienstleistungen für unsere Auftraggeber (insb. Schulen, Gemeinden, Kantone), um auf unseren digitalen Plattformen Schulen, Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler effektiv zu unterstützen und ihnen wertvolle Einblicke in den Kompetenzstand, Lernergebnisse und Lernfortschritt zu geben und sie dadurch eine unabhängige und faire Beurteilung ihrer Kompetenzen erfahren. Unsere Anwendungen, machen den Lernfortschritt von Kindern während der Schulzeit besser nachverfolgbar und Fortschritte sichtbar. Unsere Anwendungen bezwecken, die Wirksamkeit und Gerechtigkeit im Bildungswesen zu fördern. Unsere Plattformen ermöglichen es Lernenden, objektive Einblicke in ihre Stärken und Schwächen in elementaren Fachgebieten wie Mathematik und Sprachen zu gewinnen. Dies soll nicht nur Schülerinnen und Schülern direkte Vorteile beim Lernen bieten, sondern auch Lehrkräften und Schulleitungen helfen, Entwicklungsmöglichkeiten zu erkennen und zielgerichtete Entwicklungsprozesse zu initiieren.
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4.3 Rechtfertigungsgrund der Bearbeitung

Die Bearbeitung von Personendaten auf Lernplattformen und entsprechenden Anwendungen wird von uns im Auftrag von Schulen und öffentlichen Einrichtungen wahrgenommen, damit diese ihre öffentlichen Aufgaben und gesetzlichen Verpflichtungen wahrnehmen können. Darüber hinaus werden die Personendaten in unserem überwiegenden eigenen Interesse bearbeitet, beispielsweise um die Sicherheiten zu gewährleisten und Vergleichbarkeiten herzuleiten. Wo sinnvollerweise möglich werden die Personendaten dazu pseudonymisiert.
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5. Nutzung der Webseite

5.1 Logfiles

5.1.1 Beschreibung und Umfang der Bearbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden erhoben:

Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version;
das Betriebssystem der Nutzerin oder des Nutzers;
der Internet-Service-Provider der Nutzerin oder des Nutzers;
die IP-Adresse der Nutzerin oder des Nutzers;
Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
Websites, von denen das System der Nutzerin oder des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt;
Websites, die vom System der Nutzerin oder des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden.

5.1.2 Zweck der Bearbeitung von Personendaten

Das Institut für Bildungsevaluation nutzt die erhobenen Daten in erster Linie, um die Nutzung und Funktionalität der Website zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Dabei werden möglichst aggregierte Daten verwendet, um die Privatsphäre der Website-Besucher optimal zu schützen.

5.1.3 Rechtfertigungsgrund für die Datenbearbeitung

Das Institut für Bildungsevaluation bearbeitet diese Daten nur, soweit diese zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie deren Inhalte und Leistungen erforderlich sind.
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5.2 Verwendung von Cookies

5.2.1 Beschreibung und Umfang der Datenbearbeitung

Um den Internetauftritt benutzerfreundlich zu gestalten, setzt das Institut für Bildungsevaluation in einigen Bereichen Cookies ein. Cookies sind kleine Textdateien, die lokal auf der Festplatte des Nutzers gespeichert werden. Ruft der Nutzer oder die Nutzerin eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers bzw. der Nutzerin gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers bei erneutem Aufrufen der Website ermöglicht.

5.2.2 Zweck der Bearbeitung von Personendaten

Die Cookies sind entweder technisch notwendig, dienen Statistikzwecken (um unsere Website zu verbessern) oder helfen dabei, Präferenzen (Sprachen usw.) auf der Website einzustellen.

5.2.3 Rechtfertigungsgrund für die Datenbearbeitung

Der Rechtfertigungsgrund für diese Datenbearbeitung liegt in den überwiegenden Interessen des Institutes für Bildungsevaluation.

5.2.4 Dauer der Speicherung

Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser kann die Übertragung von Cookies deaktiviert oder eingeschränkt werden. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden.
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5.3 Kontaktaufnahme über die Webseite oder E-Mail-Adresse

5.3.1 Beschreibung und Umfang der Datenbearbeitung

Auf der Website des Institutes für Bildungsevaluation werden eine Reihe von Kontaktmöglichkeiten angeboten. Dazu gehört die Kommunikation via E-Mail oder Telefon. Bei Nutzung dieser Dienste werden die von Ihnen bereitgestellten Personendaten von uns gespeichert.

Eine Weitergabe dieser Personendaten an Dritte erfolgt nicht. Die Daten werden ausschliesslich für die Bearbeitung der Konversation verwendet.

5.3.2 Zweck der Bearbeitung von Personendaten

Die Bearbeitung dieser Personendaten dient allein der Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Die sonstigen während der Kontaktaufnahme bearbeiteten Personendaten dienen dazu, einen Missbrauch dieser Prozesse zu verhindern und die Sicherheit der informationstechnischen Systeme der Website sicherzustellen.

5.3.3 Rechtfertigungsgrund für die Datenbearbeitung

Der Rechtfertigungsgrund für die Datenbearbeitung ist das Vorliegen der Einwilligung der Nutzerin oder des Nutzers sowie die Erfüllung eines Vertrages oder vorvertragliche Massnahmen.
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5.4 Bewerbung und Bewerbungsverfahren

5.4.1 Beschreibung und Umfang der Datenbearbeitung

Die Bewerbung und deren Bearbeitung können auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber oder eine Bewerberin entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Weg, beispielsweise per E-Mail, über Jobportale oder über ein auf der Website befindliches Bewerbungstool an das Institut für Bildungsevaluation übermittelt. Bewerbung und Bewerbungsanlagen, insbesondere übermittelte Dokumente im PDF- oder einem anderen Dateiformat werden von uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert.

Gespeichert werden folgende Daten:

Name;
Adresse;
Geschlecht;
Kontaktdaten;
Geburtstag;
berufsspezifische Merkmale (z.B. Qualifikation, Ausbildung, Werdegang);
weitere übermittelte Unterlagen.

5.4.2 Zweck der Bearbeitung von Personendaten

Das Institut für Bildungsevaluation erhebt und bearbeitet die Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern zum Zwecke der Anstellung von neuen Mitarbeitenden und der effizienten Abwicklung des Bewerbungsprozesses.

5.4.3 Rechtfertigungsgrund für die Datenbearbeitung

Der Rechtfertigungsgrund für die Datenbearbeitung ist das Vorliegen der Einwilligung des Nutzers oder der Nutzerin sowie die Erfüllung eines Vertrages oder vorvertragliche Massnahmen. Falls Sie keine solche Datenbearbeitung und -speicherung wünschen, dürfen Sie die Bewerbung nicht online übermitteln.

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6. Auftragsdatenbearbeiter

Das Institut für Bildungsevaluation kann Auftragsdatenbearbeitende einsetzen, welche im Auftrag des Institutes für Bildungsevaluation Personendaten für sie nur so bearbeiten, wie das Institut für Bildungsevaluation dies selbst auch dürfte (z.B. Cloud-Dienstleistungen für die Betreibung der Website und der damit zusammenhängenden Dienste und der Bearbeitung von entsprechenden Personendaten). Soweit nicht ausdrücklich anders vermerkt, werden vom Institut für Bildungsevaluation oder deren Auftragsdatenbearbeitenden Personendaten auf Servern mit Standort in der Schweiz gespeichert.

Das Institut für Bildungsevaluation hat vertraglich sichergestellt, dass seine Auftragsdatenbearbeiter Personendaten nur nach Weisungen des Institutes für Bildungsevaluation bearbeiten und die anwendbaren Datenschutzgesetze einhalten, namentlich die notwendige Datensicherheit gewährleisten.

Wir nutzen Dienste von spezialisierten Dritten, um Termine online vereinbaren zu können, beispielsweise für Besprechungen.

Das Institut für Bildungsevaluation behält sich das Recht vor, ihre Auftragsdatenbearbeitenden jederzeit und ohne vorgängige Ankündigung zu ersetzen, neue Auftragsdatenbearbeitende hinzuzuziehen oder auf Auftragsdatenbearbeitende zu verzichten.

Das Institut für Bildungsevaluation wählt Dritte, die Personendaten im Auftragsverhältnis bearbeiten, sorgfältig aus und verpflichtet sie insbesondere zur Wahrung des Geschäftsgeheimnisses und des Datenschutzgesetzes.
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7. Offenlegung von Personendaten

Das Institut für Bildungsevaluation kann Personendaten an Dritte bekannt geben.

Meldungen können auch aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder behördlicher Anordnung erfolgen, beispielsweise an Gerichte, Staatsanwaltschaften, die Meldestelle zur Bekämpfung der Geldwäscherei, Aufsichtsbehörden oder die eidgenössische Steuerverwaltung.

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8. Übermittlung ins Ausland

Personendaten müssen unter Umständen an Stellen ausserhalb der Schweiz bekanntgegeben werden. Eine Bekanntgabe erfolgt in folgendem Umfang:

soweit sie für das Institut für Bildungsevaluation eine Voraussetzung der Geschäftsbeziehung ist;
soweit sie gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. im Rahmen von Meldepflichten);
soweit der Kunde seine Einwilligung erteilt hat.

Das Institut für Bildungsevaluation ist berechtigt, Personendaten auch an dritte Unternehmen im Ausland offenzulegen oder zu übermitteln, sofern dies im Rahmen des Bearbeitungszwecks erforderlich ist. Dabei werden die gesetzlichen Vorschriften zur Weitergabe von Personendaten an Dritte eingehalten. Diese Dritten sind in gleichem Umfang wie wir selbst zum Datenschutz verpflichtet. Wenn das Datenschutzniveau in einem Land nicht dem schweizerischen entspricht, stellt das Institut für Bildungsevaluation vertraglich sicher, dass der Schutz der Personendaten demjenigen in der Schweiz jederzeit entspricht.

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9. Dauer der Bearbeitung und Aufbewahrung

Wir speichern Personendaten so lange, als es erforderlich ist, um die oben genannten Datenbearbeitungszwecke zu erreichen. Vertragsdaten werden von uns länger aufbewahrt, da dies durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorgeschrieben ist. Solche Aufbewahrungspflichten ergeben sich u.a. aus Vorschriften der Rechnungslegung und aus steuerrechtlichen Vorschriften. Gemäss diesen Vorschriften sind geschäftliche Kommunikation, geschlossene Verträge und Buchungsbelege bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Soweit wir diese Daten nicht mehr zur Durchführung der Leistungen für Sie benötigen, werden die Daten gesperrt. Dies bedeutet, dass die Daten dann nur noch für ganz bestimmte Zwecke, wie die Rechnungslegung und für Steuerzwecke, verwendet werden dürfen.
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10. Rechte der Betroffenen Personen

10.1 Widerrufsrecht

Sofern der Rechtfertigungsgrund der Bearbeitung von Personendaten in der Einwilligung liegt, hat die betroffene Person das Recht, ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Dadurch wird die Rechtmässigkeit der Aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung nicht berührt. Es ist möglich, dass durch den Widerruf das Institut für Bildungsevaluation die Daten nicht mehr gemäss ihren Prozessen bearbeiten kann, was zur vorzeitigen Auflösung eines Vertragsverhältnisses mit der betroffenen Person führen kann. Dies kann zusätzliche Kosten für die betroffene Person verursachen.
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10.2 Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über Sie bearbeitet werden. Die Auskunft wird in der Regel innerhalb von 30 Tagen erteilt.
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10.3 Recht auf Berichtigung

Jede natürliche Person hat das Recht, die Berichtigung ihrer Personendaten zu verlangen.
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10.4 Recht auf Löschung

Jede natürliche Person hat das Recht, die Löschung ihrer Personendaten zu verlangen, welchem das Institut für Bildungsevaluation nachkommen wird, soweit nicht Gesetz oder übergeordnete Interessen entgegenstehen.
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10.5 Recht auf Datenherausgabe oder Datenübertragung

Jede natürliche Person kann bei gegebenen Voraussetzungen die Herausgabe oder Übertragung ihrer Personendaten in einem gängigen elektronischen Format verlangen.
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10.6 Recht auf Anzeige bei der Aufsichtsbehörde

Jede natürliche Person hat das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eine Anzeige gegen die Bearbeitung von Personendaten zu machen, welche gegen die gesetzlichen Vorschriften verstösst.

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11. Änderungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung tritt per 16. Januar 2025 in Kraft. Das Institut für Bildungsevaluation behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit sofortiger Wirkung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website publiziert.

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